Iedereen die al een evenement georganiseerd heeft weet het: hoe succesvol een evenement ook is, als het niet een paar lijntjes of een paar seconden aandacht krijgt in de (lokale) media, dan heeft het voor veel buitenstaanders nooit plaats gehad. Zeker sponsors kunnen hier gevoelig voor zijn.

Hoe krijg je nu die persaandacht voor elkaar? Enkele tips.

Een aankondiging is geen nieuws

Wat organisatoren vaak doen: een paar weken voor het evenement sturen ze een persbericht uit met de mededeling dat het evenement dat zij organiseren over enkele weken plaats zal hebben.

De kans dat de pers dit nieuws zal oppikken is klein.

De reden? In de ogen van veel journalisten bevat het persbericht geen nieuws. Het evenement is pas over enkele weken en heeft dan ook geen dringende actualiteitswaarde. Het is een aankondiging. Geen nieuws.

Een herinneringsmail een paar dagen voor het evenement zal hier weinig aan verhelpen. Het persbericht verdwijnt in de grote stapel van niet-gebruikte persberichten en zal daar ook blijven liggen.

Het gevolg? Het evenement wordt (hopelijk) een succes, maar vindt op geen enkele manier weerklank in de pers.

Tips

Enkele tips om de kans op persaandacht te vergroten:

1 – Zorg dat je een verhaal brengt.

Journalisten willen verhalen brengen. Mensen willen verhalen horen, zien en lezen. Speel hierop in. Wat is het maatschappelijk belang van het evenement? Is er een menselijk verhaal dat nog niet gebracht is?

Houd het evenement langs alle kanten tegen het licht en ga op zoek naar dat ene verhaal dat een journalist kan boeien.

2 – Communiceer ruim op voorhand. 

Organiseer een eerste communicatiemoment een paar maanden voor het evenement. Dit moet niet altijd gebeuren met een persconferentie of met een algemene persmailing. Je kunt je verhaal (zie punt 1) ook kort in een mail schetsen aan een paar (lokale) journalisten.

Je kunt een paar dagen later je mail telefonisch opvolgen. Zo weet je meteen of je de juiste journalist te pakken hebt en kun je achterhalen of er voldoende vlees aan je verhaal hangt. Levert dit niet onmiddellijk persaandacht op, dan weet je toch op zijn minst al bij welke journalisten je terecht kan en wat er eventueel nog aan je verhaal schort.

3 – Geef niet al je nieuws in één keer weg.

Vergeet niet dat je maar één hoofdboodschap per keer kunt brengen. Sommige mensen gooien al hun nieuws in één persbericht waardoor journalisten overdonderd worden en geen enkel nieuwsfeit de media haalt.

Plan daarom tussen je eerste persmoment en het evenement een aantal communicatiemomenten in. Elk communicatiemoment brengt één nieuw element. Doseren en plannen, is hier de boodschap.

4 – Werk met één woordvoerder, één gezicht. 

Slaat je verhaal aan bij de journalisten, dan is het belangrijk dat je één persoon naar voren schuift. Hij/zij is het gezicht, de stem van de organisatie. Houd dit gedurende heel de communicatie vol. Dit verhoogt de herkenbaarheid, zowel voor de journalisten als voor het publiek.

5 – Zorg ervoor dat je te allen tijde de journalist kan bedienen.

Als de journalist beslist: “Ik zal een stukje schrijven over dit evenement,” en je vervolgens opbelt is het alle hens aan dek. De journalist heeft foto’s nodig, contactgegevens, extra info. Meestal ‘nu’. Niet over een paar uur of morgen. Zorg dan ook dat je die info ten allen tijde bij de hand hebt. Ook al heb je het persbericht een week geleden uitgestuurd. Creëer daarom een pagina op een website waar al deze info verzameld staat en waarvan je de journalist onmiddellijk de link kan bezorgen.

Volgende editie

Bovenstaande tips garanderen niet dat je evenement persaandacht zal halen. Het zorgt er wel op zijn minst voor dat journalisten de organisatie en het evenement zullen leren kennen. En dat is altijd nuttig. Want er is uiteindelijk altijd nog een volgende editie.